「Microsoft 365、結局どれを選べばいいの？」 部署ごとに必要な機能も違うし、コストも気になる。 毎月のようにExcelと向き合っているあなたは、そう思っていませんか？
中小企業から大企業まで、規模や用途に合わせたプランが用意されているMicrosoft 365。本記事では、経理部門での利用を想定し、おすすめのプランを比較検討します。
Microsoft 365 おすすめ プラン 比較：早見表で確認
| 項目 | Microsoft 365 Business Basic | Microsoft 365 Business Standard | Microsoft 365 Apps for business | Microsoft 365 Business Premium |
|---|---|---|---|---|
| 主な用途 | メール、オンライン会議、ファイル共有 | Basic + デスクトップ版Officeアプリ | デスクトップ版Officeアプリのみ | Standard + セキュリティ機能 |
| デスクトップ版Officeアプリ | × | 〇 | 〇 | 〇 |
| Exchange Online (メール) | 〇 (50 GB) | 〇 (50 GB) | × | 〇 (50 GB) |
| SharePoint Online | 〇 (1 TB) | 〇 (1 TB) | 〇 (1 TB) | 〇 (1 TB) |
| Teams | 〇 | 〇 | × | 〇 |
| セキュリティ機能 | 基本的なセキュリティ | 基本的なセキュリティ | 基本的なセキュリティ | 高度なセキュリティ |
| 向いている企業規模 | 小規模 (メール中心) | 中小規模 (Officeアプリ利用) | Officeアプリのみ必要な企業 | セキュリティ重視の中小規模 |
| 月額料金 (1ユーザーあたり) | 650円 | 1,630円 | 1,200円 | 2,760円 |
それぞれのプランの特徴と実務での使い分け
Microsoft 365には様々なプランがあり、それぞれ特徴が異なります。実務でよく見かけるのは、Business Basic、Business Standard、Business Premiumあたりでしょうか。
Business Basic
Business Basicは、メール、オンライン会議、ファイル共有といった基本的な機能に特化しています。営業部など、外出先での連絡や情報共有が多い部署に向いています。
Business Standard
Business Standardは、Business Basicの機能に加え、デスクトップ版のOfficeアプリ（Word、Excel、PowerPointなど）が利用できます。経理部など、Officeアプリを頻繁に利用する部署に最適です。集計作業や資料作成など、オフラインでの作業もスムーズに行えます。
Business Premium
Business Premiumは、Business Standardの機能に加え、高度なセキュリティ機能が搭載されています。情報漏洩対策を強化したい企業や、個人情報を取り扱う部署におすすめです。中小企業こそ、セキュリティ対策は重要です。
経理部門におすすめのプラン：Business Standard
経理部門でMicrosoft 365を導入するなら、Business Standardがおすすめです。Excel、WordなどのOfficeアプリは必須ですし、Teamsを使った社内コミュニケーションも円滑になります。
筆者の経験では、経理部門ではExcelを多用するため、デスクトップ版Officeアプリの有無は業務効率に大きく影響します。Web版Excelもありますが、やはりデスクトップ版の方が操作性に優れています。
例えば、請求書の作成、売上データの集計、財務諸表の作成など、日常的な業務でExcelは欠かせません。Business Standardなら、これらの作業をスムーズに行うことができます。
「Microsoft 365 Apps for business」という選択肢もありますが、メール機能が含まれていないため、経理部門では不便に感じるかもしれません。
プロのコツ：プラン選びで失敗しないために
Microsoft 365のプラン選びで失敗しないためには、以下の点に注意しましょう。
- 部署ごとの利用状況を把握する：部署によって必要な機能は異なります。事前にアンケートなどを実施し、利用状況を把握しましょう。
- 無料試用版を活用する：Microsoft 365には無料試用版があります。実際に試用して、自社の業務に合うかどうかを確認しましょう。
- 長期的な視点で考える：最初はBusiness Basicで十分でも、将来的にBusiness Standardが必要になるかもしれません。長期的な視点でプランを選びましょう。
研修で受講者から聞かれることが多いのは、「Excelのバージョンによって使える関数が違う」という点です。Microsoft 365なら常に最新バージョンを利用できるため、関数に関する悩みも解消されます。
プラン変更時の注意点
プランを変更する際は、データの移行や設定の変更が必要になる場合があります。事前にしっかりと計画を立ててから変更しましょう。
特に、メールの設定変更は慎重に行う必要があります。設定を間違えると、メールが送受信できなくなる可能性があります。
Business Premiumのセキュリティ機能について
Business Premiumには、高度なセキュリティ機能が搭載されています。例えば、情報漏洩対策として、ファイルの暗号化やアクセス制限などが可能です。
また、マルウェア対策やフィッシング対策も強化されています。近年、巧妙なサイバー攻撃が増加しているため、セキュリティ対策はますます重要になっています。
Microsoft Defender for Businessが利用できるのもBusiness Premiumのメリットです。Microsoft公式: Microsoft Defender for Businessによると、中小企業向けの包括的なエンドポイントセキュリティソリューションとのことです。
SharePoint Onlineの活用
どのプランにも含まれるSharePoint Onlineですが、ファイル共有だけでなく、チームサイトの作成や情報共有にも活用できます。
例えば、経理部内で共有する必要がある書類や、社内向けの情報を掲載するサイトを作成することができます。これにより、情報共有がスムーズになり、業務効率が向上します。
実務でよくあるのは、SharePoint Onlineを単なるファイルサーバーとしてしか利用していないケースです。もっと積極的に活用することで、Microsoft 365の恩恵を最大限に受けることができます。
Power Automateとの連携
Microsoft 365は、Power Automateと連携することで、業務を自動化することができます。
例えば、ExcelのデータをSharePoint Onlineに自動的に保存したり、Teamsに通知を送ったりすることができます。これにより、手作業によるミスを減らし、業務効率を向上させることができます。
筆者の経験では、Power Automateを使いこなせるようになると、日々の業務がかなり楽になります。最初は簡単なフローから試してみて、徐々に複雑なフローに挑戦していくのがおすすめです。
オフィスツールのおすすめサービス
- Microsoft 365（年額 ¥14,900。楽天アフィリエイトでも取扱あり）
- Google Workspace（ビジネス向け）
まとめ
Microsoft 365のプラン選びは、企業の規模や用途によって異なります。経理部門での利用を想定するなら、Business Standardがおすすめです。
- Business Standardは、ExcelなどのOfficeアプリが利用でき、経理業務に最適。
- セキュリティを重視するなら、Business Premiumも検討。
- プラン選びで迷ったら、無料試用版を活用。
まずは無料試用版を試してみて、自社に最適なプランを見つけてみましょう。
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